O varianta tehnica pentru cine nu are chef si timp pentru povesti.

Definitii

Eficacitatea = rezultatul obtinut / rezultatul planificat (dorit)

Eficacitatea reprezinta capacitatea unei persoane, a unei organizatii, a unui proces sau a unui sistem de a produce rezultate dorite sau definite anterior actiunii.

Eficienta = rezultat versus efort

Rezultatul se constituie in fructul actiunilor intreprinse in urma consumului a diferite resurse, iar efortul reprezinta resursele consumate (materiale, oameni, timp, bani).

Eficienta reprezinta capacitatea unei personae de a utiliza in modul cel mai potrivit informatiile si experienta pe care le are.

Performanta: Eficacitate + Eficienta

Performanta  reprezinta capacitatea de a obtine rezultatul dorit in cele mai bune conditii de consum de resurse. Adica sa faci lucrurile care trebuie, cum trebuie.

Excelenta: Performanta continua sau capacitatea de a imbunatati continuu performanta.

Intrebari si raspunsuri

I: Este mai important sa fii eficient sau eficace?

Eficienta si eficacitatea functioneaza cel mai bine impreuna, dar daca ar fi sa aleg una singura dintre ele doua as alege eficacitatea. Mai bine consum multe resurse dar fac ce este important decat sa fiu eficient facand lucrurile la intamplare. Exista persoane care sunt eficiente toata viata si nu obtin nimic din ceea ce isi doresc cu adevarat.Atentie, daca faci bine ceva fara importanta nu inseamna ca acel lucru capata importanta

Insa este bine sa tinem cont ca eficacitatea fara eficienta nu este benefica. De exemplu poti sa vinzi cat ti-ai propus (un million de euro), dar sa vinzi in pierdere deoarece consumi prea multe resurse. Nici eficienta singura nu renteaza – degeaba scoti cel mai bun rezultat din resursele pe care le ai la indemana daca nu obtii ceva cat mai aproape de rezultatul dorit.

In concluzie, eu cred ca ceea ce facem este semnificativ mai important decat cum facem insa este si mai bine sa le punem pe cele doua sa lucreze impreuna.

I: Eficacitate inseamna planificare?

R: Planificarea este componenta care da sens eficacitatii. Ca sa poti vorbi de eficacitate ai nevoie de un plan sau o simpla hartie pe care sa scrii ce vrei sa faci. Daca ai un plan ai facut un pas mare, deoarece ai pe o singura foaie de hartie ceea ce este important pentru tine. Apoi eficacitatea ar putea fi masura in care ai facut ceea ce ai spus ca vrei sa faci sau cat ai facut din ce ai planificat.

I: Ce pot sa fac daca nu am timp sa planific?

R: Cred ca primul lucru pe care poti sa-l faci este sa privesti timpul dintr-o alta perspectiva. Timpul este o resursa egala pentru toti. Fiecare dintre noi are 24 de ore intr-o zi. Lipsa timpului este prima consecinta a faptului ca nu ai un plan. Cand ai un plan ai prioritati si ai schitat si o cale pentru a le aduce la indeplinire.

Indraznesc acum sa afirm ca avem planuri chiar mai mult decat am crede, doar ca nu ne place sa le numim asa. Nu stiu de ce, poate ne sperie ideea ca am fi incorsetati, ca ne-am pierde libertatea. Dar as vrea sa te intreb acum: cum poti fi liber daca traiesti haotic si uiti sa faci ceea ce vrei?

Aloca primele minute din zi pentru planificare, si vezi pe urma ce beneficii iti aduce asta si cat de liber te vei simti!

I: Cum pot sa devin mai eficace?

R: Iata trei lucruri simple pe care poti sa le faci ca sa-ti cresti eficacitatea:

1. In fiecare an iti scrii dorintele pe o foaie de hartie si pastrezi aceasta foaie de hartie intr-un loc la vedere ca sa iti amintesti cu usurinta ce este important pentru tine. O investitie de o ora in fiecare an care iti creste nivelul de satisfactie si increderea in tine.
2. In fiecare saptamana iti faci o lista cu actiuni pe care vrei sa le faci ca sa mai faci un pas in sensul implinirii dorintelor tale. O investitie de 3 minute in fiecare saptamana.
3. In fiecare zi, dimineata cand te trezesti, te gandesti care este cel mai important lucru care poti sa-l faci azi. Ce ai face daca ai avea la dispozitie doar 30 de minute si poti face doar un singur lucru? Fa acel lucru! Asta inseamna inca o investitie de 30 minute zilnic.

Dupa cum se poate observa, cu putina vointa, pix, hartie si foarte putin timp oricine isi doreste cu adevarat  poate deveni eficace. Spus altfel, esti eficace atunci cand:

• iti este foarte clar ce vrei (ai descoperit si ai scris pe o foaie de hartie);
• iti aduci aminte zilnic care sunt prioritatile tale;
• aloci timp zilnic lucrurilor importante pentru tine.

Daca am folosi Legea lui Pareto am putea spune:

• afla care sunt acele 20% din actiunile tale care produc 80% din rezultatele asteptate de tine;
• concentreaza-te si aloca timp de calitate pentru aceste actiuni care conteaza.

Primul semn ca esti eficace este faptul ca te concentrezi pe cei 20% care conteaza. Asta inseamna sa maximizezi puterea acelor cateva lucruri care conteaza investind timp de calitate si sa reduci energia investita in celelalte 80% din activitati.

I: Cum pot sa devin mai eficient?

R: Cel mai simplu mod in care poti deveni eficient este sa-ti umpli viata de obiceiuri productive. Fiecare om se afla intr-un anumit loc si este ceea ce este din cauza obiceiurilor sale stabile de gandire si de actiune. Vestea buna este ca  fiecare avem privilegiu de a ne alege care sunt obiceiurile noastre de viata. Si dupa ce alegem si experimentam un obicei putem sa-l transformam in obicei al nostru prin repetarea actiunilor.

Nu te gandi la ceva complicat! Obiceiurile productive pot fi foarte simple, si iti dau cateva exemple:

• Obiceiul de a estima timpul necesar intocmirii unei activitati.
• Obiceiul de a lua pauze scurte la intervale regulate.
• Obiceiul de a pastra ordinea permanenta in spatiul de lucru.
• Obiceiul de a avea zilnic o perioada pentru meditatie, revizuire si multumire.
• Obiceiul de a face o lista cu top 10 dorinte in fiecare an.
• Obiceiul de a iesi din starea de confort, de a face un mic efort  pentru a experimenta ce imi place si functioneaza pentru mine.
• Obiceiul de a te bucura saptamanal de realizari si de a sarbatori lunar progresul
• Obiceiul de a avea initiativa personala, de a incepe o actiune si a o mentine pana la obtinerea rezultatelor asteptate (renuntarea la amanare).
• Obiceiul de concentrare a efortului asupra unei activitati. Focalizarea mintii asupra unui scop pana cand este preluata de subconstient si adusa in starea de productivitate maxima (starea de flux).

I: Cum pot sa masor eficienta?

Eficienta se poate masura in unitati de masura: timp, bani, kg, metri, numar clienti, etc. cu conditia sa pastram constant un element de referinta (rezultatul sau efortul) ca sa fie mai usor de comparat.

Exemplu:

In luna ianuarie am realizat raportul de costuri intr-o ora iar in luna aprilie am facut acelasi raport in 30 de minute.

In anul 2010 din 10 intalniri cu clientii rezultau 4 comenzi ferme, iar in anul 2011 pentru aceleasi produse vandute, din 10 intalniri cu clientii obtin 7 comenzi ferme.

I: Cum pot sa masor eficacitatea?

Eu personal masor eficacitatea saptamanal si lunar.

Pentru masurarea saptamanala a eficacitatii folosesc indicatorii de succes (IS).  Aleg 2-3 indicatori care masoara cu usurinta realizarile mele saptamanale, stabilesc pentru fiecare o tinta numerica si la sfarsit de saptamana compar cat am facut din cat mi-am propus sa fac (realizat/planificat). Asta ma ajuta sa ma bucur saptamanal de realizari si sa-mi stabilesc tinte cat mai realiste pentru saptamana care urmeaza. Exempu IS= numar pagini citite saptamanal, valoare economisita saptamanal, numar telefoane prospecti saptamanal.

Pentru masurarea lunara a eficacitatii folosesc indicatorii principali (KPI). Aleg 2-3 indicatori care masoara efectul actiunilor mele, stabilesc pentru ei o tinta si notez lunar progresul. Asta ma ajuta sa verific daca actiunile mele au efectul asteptat si in plus stiu unde sunt si cat mai am de parcurs pana unde mi-am propus. Exemplu KPI= valoare vanzari, valoare cont economii.

Ai o intrebare sau o opinie despre ce inseamna performanta?  Comenteaza mai jos